Automatisasi kantor

Penerapan Komunikasi Digital di Kantor

Pendahuluan

Pengoptimalan pemakaian komputer tunggal (stand-alone computer) telah dilakukan orang dengan membentuk suatu jaringan komputer sehingga penggunaannya untuk keperluan kantor dan pelayanan masyarakat dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya. Pekerjaan jaringan komputer tersebut pada dasarnya adalah memindahkan atau mentransmisikan data dari satu komputer kekomputer lain. Aplikasinya terlihat pada kegiatan Internet, LAN (local area network), WAN (nude area network), e-mail, ATM, dan sebagainya. Pada bab ini akan dibahas mengenai komunikasi jaringan informasi yang materinya meliputi aplikasi jaringan komunikasi data, komponen sistem komunikasi data, komunikasi data jaringan, lalu lintas komunikasi, dan diskusi.

A. Aplikasi Jaringan Komunikasi Data

Penghubungan komputer yang berjarak tertentu dengan komputer lain, dilakukan pertama kali pada tahun 1940, ketika Dr. George Stibbitz mengirim data mesin kalkulasi melalui saluran telegraf dari Dartmouth College di New Hampshire ke Bell Laboratories di New York City. Kejadian itu menandai kelahiran “komunikasi data” atau yang kemudian dikenal luas sebagai “komunikasi jaringan informasi”, yaitu pengiriman data dari komputer ke komputer lain yang terpisah secara geografis.

Sejak itu kernajuan-kemajuan dalam teknologi komputer dan teknologi komunikasi telah menghasilkan jaringan komunikasi yang cepat dan peledakan data komunikasi dunia. Data dikirim melalui saluran telepon, melalui satelit, dan dibawa melalui udara oleh microwaves. Tiap bisnis atau rumah dengan sebuah komputer dan sebuah telepon sudah mudah akses pada berbagai keperluan pelayanan komunikasi data, mulai dari surat elektronik dan laporan stok untuk katalog barang eceran dan permainan (gemes). Komputer kita, kita beri nama dan kita dapat berlangganan pada jaringan yang memberikan pelayanan bersangkutan, mulai dari berbagai bentuk jaringan local sampai pada jaringan internasional internet. Komunikasi data merupkan kegiatan industri besar yang terus berkembang hingga sekarang.

Aplikasi prinsip-prinsip dan teknologi komunikasi data secara cepat mengubah kehidupan masyarakat. Berikut ini adalah beberapa cara komunikasi data yang digunakan sekarang.

1. Otomatisasi Kantor

Kantor merupakan tempat: MSI dikembangkan agar kantor dapat mencapai tujuan dan produiktivitas. Persaingan dan peningkatan vol­ume pekerjaan memerlukan MSI agar biaya personel dan kantor dapat diefisienkan. Untuk itu otomasi peralatan MSI sebagai bagian dari otomatisasi kantor dan pabrik mutlak diperlukan.

a. Stasiun Kerja

Kebanyakan kegiatan di tempat kantor di lakukan dengan menggunakan komputer disebut stasiun kerja (workstation). Stasiun kerja di sini diartikan sebagai tempat di mana.biasanya terdapat sebuah microcom­puter dengan aplikasi perangkat lunak atau dalam salu sistem terminal yang berhubungan dengan minicomputer dan mainframe. Tugasnya adalah mengerjakan kegiatan-kegiaran kantor.

Ada juga yang disebut unit pengolahan (departemental computing) yaitu kumpulan stasiun kerja yang bekerja sama dalam suatu jaringan atau yang berhubungan dengan minicomputer yang lebih besar. Stasiun-stasiun kerja tersebut: biasanya mendukung keperluan pengolahan informasi suatu kelompok unit kerja dalam bagian tertentu.

b. Surat Elektronik

Waktu yang digunakan untuk herkomunikasi, khususnya pada telepon, dapat menjadi sangat tidak efisien. Pada kenyataannya orang yang ditelepon sering tidak berada di tempat, sehingga pesan ditinggalkan untuk minta ditelepon. Tetapi waktu telepon tersebut dibalas, penelepon pertama sudah tidak berada di tempat. Mungkin terpaksa meninggalkan pesan lagi. Permainan telepon tersebut menjadi tidak efisien.

Surat elektronik dapat menggantikan fungsi telepon, dengan tidak membuang waktu secara tidak efisien. Surat elektronik adalah penggunaan komputer untuk mengirim pesan, memo, surat, dan lain-lain bentuk korespondensi kantor. Sangat sesuai untuk komunikasi singkat yang tidak memerlukan interaksi personal.

c. Konferensi Elektronik

Walaupun surat elektronik adalah komunikasi satu arah yang paling efektif, seperti pengiriman memo ke kepala bagian misalnya, tetapi konferensi elektronik adalah yang paling efektif bila orang harus bertukar pikiran atau ide pada suatu percakapan yang saling bersambut atau bila pertemuan, tatap muka yang diinginkan tidak mungkin berlangsung.

q Telekonferensi

Kadang-kadang komunikasi tatap muka dalam satu ruangan memang diinginkan, tetapi karena berbagai kendala maka tidak semua orang dapat menghadiri rapat : tersebut. Untuk mengatasi hal ini maka telekonfereiisi dapal: digunakan, waktu rapat. Dengan masing-masing peserta berada pada tempat-tempat yang terpisah, dan masing-masing menghadapi komputer, atau yang tidak dapat berhadapan dengan komputer dapat mempelajari rekamannya pada waktu lain, salah satu cara adalah dengan menginstalasikan stasiun kerja video (video workstations). Stasiun kerja yang biasa dapat ditambah dengan stasiun kerja video sehingga dapat menampilkan komunikasi video yang berwarna dan bersuara. Stasiun kerja video dapat digunakan untuk video, suara, atau data. Di samping perangkat keras yang diperlukan oleh srasiun kerja konvensional, stasiun kerja ini berisikan juga kamera video dan sistem audio. Bila jaringan stasiun kerja video dihubungkan, maka dua atau lebih pemakai dapat berbicara dan melihat satu sama lain pada waktu yang sama.

d. Surat dengan Suara

Surat dengan suara (voice mail) adalah sistem transmisi pesan secara elektronik. yang serupa dengan surat elektronik, dengan perbedannnya pada adanva suara. Ada orang yang merasa lebiih mudah berbicara daripada mengetik pesan, dan untuk itu surat dengan suara dapat digunakan. Pemakai dapat secara mudah memanggil seseorang, pada sembarang waktu dan dapat meninggalkan pesan suara yang disimpan secara digital pada disk magnetic sampai dicari dan diputar kembali oleh penerima. Sistem surat dengan suara lebih kompleks, lebih sukar dikerjakan, dan lebih mahal dari surat elektronik biasa.

e. Transmisi Faksimili

Transmisi faksimili (facsimilel fax) adalah suatu proses dimana teks dan grafik (seperti diokuumen, gambar peta, bagan, dan berita cetak) yang di-scan secara optik, diubah menjadi signal elektronik, ditransmisikan melalui saluran komunikasi, dan direproduksikan pada suatu lokasi yang jauh. Transmisi ini ditemukan tahun 1890 oleh Lexander Bayne yang juga membuat teknik pengiriman gambar melalui saluran telegraf. Dewasa ini, alat transmisi faksimili yang jauh lebih canggih menggunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk memperoleh hasil reproduksi yang berkualitas tinggi, kecepatan tinggi, dan “image” yang jelas.

Secara konseprual, alat: pengirim faksimili adalah sejenis alat pengkopi yang mendigitalkan ”image” dan mengirimkan hasil kosong-kosong dan satu-satu ke beberapa lokasi yang jauh. Pada akhir dari saluran komunikasi (biasanya saluran telefon), alat penerima faksimili (facsimile receivetr) menerima arus kosong-kcsong dan satu-satu yang di transmisikan, membuat ”image”, dan mencetakkannya pada kertas dengan menggunakan metode eleklrostatik, thermal, aiau inkjet. Biasanya, baik alat pentransmisi dan alat penerima disatukan dalam satu mesin yang disebut “facsimile transceiver”. Kantor-kantor yang dilengkapi dengan transceiver kompatibel dapat mengirim tiap dokumen kembali atau meneruskannya sesuai kemauan.

f. LAN

Bila individu-individu dan alat-alat yang berbeda terdapat dalam kantor otomatisasi modern akan berkomunikasi satu sama lain, maka antara mereka harus di interkoneksikan. Perkembangan cepat PC dalam organisasi dan pembuatan jaringan Area lokal (local area network / LAN) telah menghasilkan kemampuan yang besar terhadap interkoneksi rersebut.

Karena areanya dalam satu gedung atau antartingkat dalam satu gedung, maka LAN dapat dijalankan dengan menghubungkan komputer-konmputer individual dan peralatan periferal tanpa menggunakan modem atau telepon, Banyak kantor mengunakan LAN sebagai fasilitas komunikasi untuk menjalankan surat elektronik dan penggunaan bersama komputer yang mahal, misalnya penggunaan alat cetak kecepatan tinggi dan hard disk berkapaskas banyak.

Ada LAN yang dilengkapi dengan penggunaan surat dengan suara dan faksimili. Dapat ditambahkan, bahwa kantor menggunakan LAN untuk menghubungkan WP dan komputer personal yang satu dengan lain-lainnya, dan untuk membawa informasi yang ditransferkan dari file bersama dan database bersama.

2. Pemakaian. Umum

Komunikasi data diaplikasikan juga pada kegiatan-kegiatan masyarakat umum. Aplikasi demikian sudah lazim digunakan di negara-negara maju. Berikut ini adalah beberapa pemakaian atau aplikasi komunikasi data pada kegiatan-kegiatan masyarakat umum.

a. Pelayanan Informasi dan Videotex

Pelayanan informasi (information services) memberikan layanan jaringan interaktif kepada pemakai yang mempunyai sebuah komputer terminal atau PC. Pelayanan tersebut mudah digunakan dan dapat akses melalui jenis umum microcomputer. Pelanggan dapat memilih berbagai ragam pelayanan berikut:

1. Pencarian kembali informasi atau “information retrieval” (berita, cuaca, pendidikan di rumah, data keuangan, olahraga, dan lain-lain).

2. Surat elektronik.

3. Komputasi atau penghitungan (bahasa komputer, paket aplikasi, komputer games).

4. Telemonitoring (sistem-sistem keamanan rumah).

5. Belanja di rumah.

6. Pelayanan Bank.

7. Pemesanan perjalanan, teater, restoran, olahraga, dan lain-lain.

b. Bulletin Board

Pelayanan komunikasi model lain adalah Electronic Bulletin Boards yang terkenal di antara pemakai komputer rumah dan penggemar lainnya. Sistem ini menyediakan peralatan bagi pemakainya untuk dapat saling bertukar pesan, pemrograman, nasihat, komentar, dan perangkat lunak. Layanan “on-line” atau BBS (bulletin board system) ini sudah ada juga di Indonesia sejak tahun 1988.

Untuk akses ke electronic bulletin boards yang diperlukan adalah sebuah microcomputer, alat komunikasi telepon, dan modem. Sistem ini umumnya terdiri dari sebuah PC sentral yang diperlengkapi untuk menjawab telepon secara otomatis dan memungkinkan penelepon menghubungi dengan menggunakan komputer masing-masing. Dengan komunikasi antara dua komputer misalnya, maka penelepon dapat mengirim pesan atau membaca pesan yang ditinggalkan untuknya oleh pemakai !ain, dengan biaya yang relatif murah, kita dapat memiiiki komputer PC, modem, perangkat lunak, dan lelepon.

c. Transfer Dana secara Elektronik

Transfer Dana Elektronik (Electronic Funds Transfer/EFT) adalah perpindahan uang secara elektronik di antara rekening Bank, EFT merupakan aplikasi penting dari komunikasi data. Hampir semua transaksi keuangan ditangani secara elektronik. Salah satu perkembangan EFT yang terkenal adalah Automatic Teller Machine (ATM). Dengan beroperasi 24 jam sehari, ATM diprogramkan menggantikan berbagai fungsi teller manusia untuk mengeluarkan uang tunai, menerima de­posit (bila diprogramkan), dan laporan saldo rekening.

Untuk menggunakan ATM, pelanggan Bank harus mempunyai kartu plastik berkode khusus (kartu kredit) dan nomor identifikasi pribadi untuk keperluan keamanan dan kerahasiaan.

d. Konferensi Melalui Komputer

Komunikasi data dapat juga digunakan sebagai cara menghindarkan suatu perjalanan dinas. Hasilnya dapat menghemat biaya dan waktu perjalanan. Komputer Konferensi (Computer Conferencing) menggunakan suatu saluran kerja sama beberapa komputer jarak jauh dan beberapa terminal sehingga pemakai dapat bertukar informasi atau pesan secara langsung dan cepat seperti halnya suatu pertemuan.

e. Akses Database Publik

Salah satu aplikasi khusus teknologi komunikasi data yang bermanfaat adalah akses pada database publik. Terdapat banyak pelayanan jasa yang tersedia untuk memberikan akses demikian, yaitu penyediaan suatu sprektrum informasi yang luas bagi para pemakai. Pemakai tersebur dapat terdiri dari perusahaan-perusahaan atau perorangan, misalnya perusahaan manufaktur. Keuntungan utama bagi para pemakai adalah dapat akses pada data eksternal tanpa perlu memikirkan dan mengelola sendiri sesuatu data yang terbaru (up-to-date), Perusahaan database-lah yang bertanggung jawab terhadap kemutakhiran data tersebut. Pemakai secara mudah hanya perlu menyediakan sebuah komputer, sebuah modem, dan pemahaman mengenai bagaimana menggunakan bahasa pertanyaan database untuk menyelusuri (search) database untuk menemukan data yang di inginkan.

Dari sudut pandang teknik, fasilitas komunikasi harus digunakan bila komputer-komputer, terminal-terminal, atau lain-lain alat pendukung seperti alat cetak yang jeraknya terpisah secara geografis dan harus dihubungkan.

~ oleh photocolection pada April 29, 2009.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: